Verwaltung

Der Verwaltungsdienst des Klinikums gliedert sich in folgende Bereiche:

• Geschäftsführung
• Allgemeine Verwaltung mit Personenstandswesen, Poststelle, Empfang und Information
• Personalverwaltung
• Patientenabteilung und Archiv für medizinische Dokumentation
• Rechtsabteilung
• Organisation
• Informationstechnik
• Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling
• Medizincontrolling/Qualitätssicherung
• Wirtschaftsabteilung mit Zentrallager

Die genannten Abteilungen werden von  einer qualifizierten Abteilungsleitung geführt und sind mit versiertem Fachpersonal besetzt.

Geschäftsführung
Der Geschäftsführung unterstehen die vorgenannten Abteilungen. Daneben gehören zu dem direkten Verantwortungsbereich die Abteilungen des Technischen Dienstes mit den Werkstätten und der technischen Ver- und Entsorgung, des Wirtschaftsdienstes mit der Zentralküche, der Hauswirtschaft, der Zentralwäscherei mit Bettenzentrale. Dem Geschäftsführer obliegt die Geschäftsführung des Krankenhausdirektoriums. Daneben ist er für die allgemeinen organisatorischen und finanziellen Belange des Hauses verantwortlich.

Allgemeine Verwaltung
Das Aufgabengebiet der Allgemeinen Verwaltung umfasst:

• Stellvertretung des Geschäftsführers
• Geschäftsführung des Krankenhausdirektoriums
• Personalwesen
• Personalvertretungsrecht
• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
• Allgemeine innere Angelegenheiten
• Allgemeine Rechtsangelegenheiten
• Personenstandswesen (Abwicklung der Formalitäten für Geburten und Sterbefälle)
• Allgemeines Versicherungswesen
• Ordnungs- und Hausrecht
• Sozialdienst
• Aus-, Fort- und Weiterbildung   
• Poststelle
• Schreibzentrale
• Information (Empfang u. Telefonzentrale)
• Zentrum für Gesundheitsförderung

Die Poststelle und Hauptkasse ist für die Verteilung und Versendung sämtlicher Briefe, Päckchen und Pakete im Klinikum zuständig und rechnet als Hauptkasse die Einnahmen der Nebenkassen ab.
Die Information ist die Drehscheibe der Kommunikation in unserem Krankenhaus und verfügt über eine Telefonanlage nach dem neuesten Stand der Technik. Unter der zentralen Telefonnummer gehen hier alle Telefongespräche ein und werden an den gewünschten Gesprächspartner im Klinikum weiter vermittelt. Die dort tätigen MitarbeiterInnen erteilen allen Patienten, Angehörigen und Besuchern gerne Auskünfte über die Sprechstundenzeiten der einzelnen Kliniken, z.B. Chefarztambulanzen, Diabetiker-Sprechstunden, Kreißsaalführungen usw.. Daneben befindet sich im Bereich der Information auch die Abrechnung der Eigenbeteiligung und der Parkkartenverkauf.
In der Schreibzentrale, in der die Schreibkräfte der medizinischen Fachabteilungen zentralisiert sind, werden Arztbriefe, Operationsberichte, Gutachten und sonstige medizinische Schreiben erstellt und versandfertig bereitet. Des Weiteren erfolgt die Endbearbeitung und Übergabe der Patientenakten für die Digitalisierung. Aus dem Pool der Schreibzentrale erfolgt die Krankheits- und Urlaubsvertretung der einzelnen Chefarztsekretariate. Die Zentralisierung des Schreibdienstes ermöglicht die Fertigstellung der vorläufigen Arztbriefe am Tage der Entlassung der Patienten sowie die zeitnahe Versendung der endgültigen Arztbriefe und der übrigen medizinischen Schreiben.

Personalabteilung
Das Spektrum der Personalabteilung lässt sich in vier Hauptaufgabenbereiche einteilen:
Personalwirtschaft, Personalverwaltung, Personalabrechnung und besondere Aufgaben.
Die Personalwirtschaft umfasst die Bereiche Personalbedarfsplanung – im Rahmen der gesetzlichen Krankenhausfinanzierung –, Personalbeschaffung, Stellenplan/-übersicht, Personalkostenplanung/Personal-Controlling und Personalstatistiken. Unter Personalverwaltung ist die Bearbeitung und Führung der Personalakten sowie die rechtliche und soziale Betreuung der Beschäftigten von der Einstellung bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu verstehen.
Neben dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und dem Tarifvertrag für Ärztinnen und Ärzte an kommunalen Krankenhäusern (TV-Ärzte VKA) sind zahlreiche weitere Tarifverträge und Verordnungen zu beachten.
Darüber hinaus sind die Beteiligungsrechte der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsstelle zu wahren.
Ein wichtiger Aspekt der Personalverwaltung ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat. Zur Personalverwaltung gehören des Weiteren die Aus-, Fort- und Weiterbildung, die Arbeitszeitregelung (einschließlich Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienst), die Abwesenheitsverwaltung und die Bearbeitung von Arbeitsstreitsachen. Die Personalabrechnung umfasst neben den Vorbereitungen zur Auszahlung der Arbeitsentgelte und Ausbildungsvergütungen die Abführung der Sozialabgaben und der Lohnsteuer auch die Umlagezahlung an die Zusatzversorgungskasse (ZVK). Hierbei sind neben den Tarifverträgen der verschiedensten Rechtsverhältnisse und ergänzenden Tarifverträgen  auch Sozialversicherungs- und Steuergesetze zu beachten. Weiterhin sind die Meldungen zur Sozialversicherung und zur ZVK sowie die Lohnsteueranmeldungen zu erstatten.
Darüber hinaus sind zahlreiche Bescheinigungen für Agenturen für Arbeit, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Sozialämter usw. zu erstellen. Als besondere Aufgaben sind der Personalabteilung neben der Beachtung der Arbeitsschutzgesetze wie z.B. Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Bundeserziehungsgeldgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Kündigungsschutzgesetz, Unfallverhütungsvorschriften usw., die Verwaltung des Personalwohnheims zugewiesen.

Die Bereiche Betriebsärztlicher Dienst und Fachkraft für Arbeitssicherheit werden von einem externen Dienstleistungsunternehmen wahrgenommen.

Patientenabteilung
Der umfassende Aufgabenbereich gliedert sich in folgende Schwerpunkte:

• Patientenaufnahme (verwaltungsmäßig)
  Die Erfassung der persönlichen Daten von stationären Patienten, Ausdruck der Unterlagen für die Pflegegruppen (Patientendaten, Etiketten etc.) sowie der Abschluss von Wahlleistungsvereinbarungen.
• Kostensicherung -Abklärung und Ermittlung von Versicherungsverhältnissen von stat. Patienten, ambulantes Operieren nach § 115 b, ambulante Behandlungen:
  Personenkreis: gesetzlich und/oder privat versicherte Patienten, Sozialhilfeempfänger, Patienten aus dem europäischen Ausland (Abrechnung mit E 111) und nicht europäischen Ausland und von Neugeborenen.
• Abrechnungsanalyse  – Abrechnungsprüfung und ggf. Abrechnungsänderung, Kodierung von Diagnosen und Prozeduren stationärer Patienten.
• Rechnungsstellung und -prüfung (stationär und ambulant) – Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen für Kostenträger-, Selbstzahler- und Zuzahlerpatienten, Datenträgeraustausch nach § 301 SGB V.
• Patienteneigenbeteiligung – Erstellen von Zuzahlungsaufforderungen und Leistungsbescheiden, Abwicklung des baren und bargeldlosen Zahlungsverkehrs.
• Archiv
  Verwaltung der Patientenakten (digitalisiert, mikroverfilmt und in Papierform), scannen von medizinischen Dokumenten.
• Parkhausverwaltung – Verkauf von Dauerparkkarten, Tages-, Wochen- und Monatskarten, Abschluss und Verwaltung der Verträge mit Mitarbeitern und Fremdfirmen.
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

 

Abteilung für Rechtsangelegenheiten
Das Tätigkeitsfeld der Abteilung für Rechtsangelegenheiten im Klinikum kann in 3 Hauptbereiche unterteilt werden:

 

• Arzthaftungs- sowie allg. Haftungsfragen und strafrechtliche Angelegenheiten  
  -   außergerichtliche und gerichtliche Abwicklung  -
  Als Selbstversicherer reguliert das Klinikum Schadenersatz- und Schmerzensgeldforderungen gegen das Haus oder die Bediensteten in eigener Zuständigkeit.
• Krankenhausabrechnung
  Unterstützung der Patientenabteilung bei der Durchsetzung berechtigter Forderungen gegen Kostenträger sowie Durchführung streitiger Verfahren vor den Sozialgerichten
• Rechtsberatung 
  Unterstützung und Beratung der verschiedenen Fachabteilungen in Rechtsfragen, z.B. Versicherungsfragen, Vertragsangelegenheiten, Umsetzung und Erstellung von Richtlinien, etc.

Darüber hinaus werden Risikoanalysen  durchgeführt und es erfolgt die Abklärung von Grundsatzfragen mit Versicherungsträgern und Verbänden.
 

Rechnungswesen
Das Rechnungswesen setzt sich aus folgenden Teilbereichen zusammen:

• Debitorenbuchhaltung – Überwachung der Forderungen gegenüber den Krankenkassen und Privatpatienten sowie die Verbuchung der Zahlungseingänge
• Kreditorenbuchhaltung – Bearbeitung der eingehenden Lieferantenrechnungen
• Hauptbuchhaltung – Die Bearbeitung der Zahlungsein- und -ausgänge, welche nicht zu den Bereichen Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung zählen, wie z.B. Gehaltszahlungen, Steuern etc.
• Anlagenbuchhaltung – Inventarisieren und Aktivieren von Anlagenzugängen,     z.B. medizinische Geräte. Bearbeitung von Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen.
• Kostenrechnung – Planung, Überwachung der Kosten im laufenden Jahr.
• Hauptkasse – Abwicklung sämtlicher Bargeschäfte sowie die Abrechnung der Nebenkassen.

Liquiditätsplanung und Finanzdisposition, Erstellung des Wirtschaftsplanes und verschiedener Statistiken sowie die Erstellung des Jahresabschlusses mit Erläuterungsbericht sind weitere wesentliche Aufgaben des Rechnungswesens.

Controlling
Originäre Aufgaben des Controllings sind die Planung, Information, Steuerung und Koordination der laufenden Geschäftsprozesse des Krankenhauses nach betriebswirtschaftlichen Kriterien. Dazu gehören als Schwerpunkte die Planung von Jahres- und Monatszielen für Leistungsdaten,  Belegung und Erlöse des Krankenhauses, die damit verbundenen Informationsversorgung der Geschäftsführung, Kliniken und Abteilungen sowie die Analyse von Planabweichungen einzelner Bereiche. Neben diesen klassischen Controllingaufgaben bildet die Vorbereitung und Begleitung der Entgeltverhandlungen des Krankenhausdirektoriums mit den gesetzlichen Kostenträgern einen spezifischen Schwerpunkt des Krankenhauscontrollings.
Darüber hinaus werden hier zur Vorbereitung von Entscheidungen der Geschäftsführung oder des Krankenhausdirektoriums spezifische singuläre Fragestellungen beantwortet und je nach Entscheidungsrahmen einfache bis hochkomplexe betriebswirtschaftlicher Problemstellungen analysiert.
Weiterhin stellt das Controlling aufbereitetes Datenmaterial für gesetzliche und andere offizielle Statistiken bereit und beantwortet spezifische Fragen der Fachabteilungen zu Veränderungstendenzen.

Medizincontrolling / Qualitätsmanagement
Das Medizincontrolling hat sich im Lauf der letzten Jahre zu einem integralen Bestandteil des Klinikums entwickelt. Es erfüllt eine Schnittstellenfunktion zwischen Krankenhausmanagement und den medizinischen Fachabteilungen und unterstützt die Fachabteilungen bei der Umsetzung der ständig wachsenden Anforderungen an die Dokumentation von medizinischen Leistungen und Behandlungsabläufen. Darüber hinaus wirkt es bei den strategischen und planerischen Überlegungen zur Krankenhausentwicklung mit.
In enger Zusammenarbeit mit dem betriebswirtschaftlichen Controlling wurde das Fallpauschalensystem zur Vergütung von Krankenhausleistungen (G-DRG-System) im Klinikum eingeführt. Die DRG-Einführung in Deutschland bedeutete eine erheblich Umstellung der Organisationsstrukturen innerhalb der Kliniken und hohe Anforderungen an die Abbildung und Weiterentwicklung des medizinischen Leistungsgeschehens. Dadurch wurde es auch erforderlich die jährlichen Budgetverhandlungen mit den Kostenträgern zur Sicherstellung der Krankenhausfinanzierung mit vorzubereiten und zu begleiten.
Der Dialog bzw. die zunehmende Auseinandersetzung mit den Kostenträgern und dem Medizinischen Dienst der Krankenkassen sind wesentliche Aufgabe des Medizincontrollings, welches somit auch ein zentrales Instrument zur Erlössicherung darstellt. Kontinuierliche Schulungsmaßnahmen durch das Medizincontrolling finden in allen Abteilungen und Bereichen statt.
Weiterhin wird der für Rechtsfragen zuständige Bereich in strittigen Abrechnungsfällen sowie bei haftungsrechtlichen Fragestellungen beraten. Auch die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen externen und der internen  Qualitätssicherungsmaßnahmen werden für das gesamte Krankenhaus sichergestellt und koordiniert. Inzwischen unterliegen ca. 20% der stationären Behandlungsfälle externen Qualitätssicherungsmaßnahmen.

Organisation
Schwerpunkt der Tätigkeiten der Stabsstelle Organisation sind Arbeiten im Zusammenhang mit dem Einsatz und dem Betrieb des hausweit eingeführten Klinikinformationssystems (KIS) ORBIS des Softwarehauses Agfa HealthCare GmbH.

Hierzu gehören:

• Projektarbeiten zur Einführung neuer Programm-Module, Abstimmung und Ausführung systemsteuernder Einstellungen
• Planungen im Vorfeld besonderer Updates, Organisation von Anwenderschulungen
• Anwendung verschiedener KIS–Module, unter anderem des „Globalen Basisdatenmanagements“, z. B. zur programmtechnischen Abbildung der physischen und logischen Strukturen des Klinikums und „Globales Organisations- und Securitymanagement“ zur Benutzerverwaltung und Funktionszuweisung mittels Berechtigungs- und Rollenkonzepten
• Problem- und Fehlerbearbeitung

Weitere Tätigkeitsfelder:

• Vertrags- und Lizenzbearbeitung bei Hard- und Software – Anschaffungen
• Budgetplanung und Rechnungsbearbeitung Hard- und Softwarepflege
• Versicherungsangelegenheiten
• Vertragswesen mit Telekommunikationsprovidern
• Organisatorische Betreuung des elektronischen Patientenaktenarchivs (DMS)
• Feuer- und Katastrophenschutz – Planung
• Organisationsuntersuchungen und Arbeitsablaufplanungen
• Dokumentenlenkung
• Wahrnehmung allgemeiner organisatorischer Funktionen

 

Wirtschaftsabteilung mit Zentrallager
Zu den Aufgaben der Wirtschaftsabteilung gehören die Beschaffung, die Lagerhaltung und die Verteilung aller im Krankenhaus benötigten Güter, mit Ausnahme von Medikamenten, technischem Bedarf und Lebensmitteln.
Die Abteilung gliedert sich in folgende Bereiche:

 

• Beschaffung von medizinischen Gütern – Hierzu zählen ärztliche und pflegerische Verbrauchsmaterialien, Verbandsstoffe, OP-Bedarf, Implantate, Röntgen-bedarf und Instrumentarium etc.
• Beschaffung von Wirtschaftsgütern/Geräten – Zu den Wirtschaftsgütern zählen Bürobedarf, Formulare, Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Waschmittel, Möbel, Betten etc. Bei den Geräten handelt es sich um medizinische Geräte, Büromaschinen und Maschinen für den Reinigungsdienst etc.
• Zentrallager – Hier erfolgt die Warenannahme und -ausgabe aller Güter mit Ausnahme der Medikamente. Im Lager wird auch ein Teil der medizinischen Güter und Büromaterialien aufbewahrt. Die Versorgung der Pflegegruppen und Funktionsbereiche erfolgt auf Anforderung 14-tägig.

EDV
Steigende gesetzliche Anforderungen an die Dokumentation, Abrechnung und Qualitätssicherung erfordern zunehmend hohe Investitionen im Bereich der Klinik-EDV.
Die technische Basis bildet eine moderne aktive Netzwerkinfrastruktur. Alle Daten werden in einem zentralen Massenspeicher (SAN) gespeichert. Als Kommunikationsweg nach extern steht ein einheitliches Mailsystem und eine Standleitung ins Internet zur Verfügung.
Im Gegensatz zu herkömmlichen PC’s sind im Klinikum Worms 400 Citrix Thinclients im Einsatz. Diese verteilen sich auf alle Bereiche des Hauses. Die Belegschaft arbeitet zwar mit der gewohnten Benutzeroberfläche ihrer Anwendungen, die eigentliche Programmlogik wird jedoch auf den Citrix Servern ausgeführt. Zwischen dem Arbeitsplatzrechner und dem Server müssen lediglich Tastatureingaben, Mausklicks und Bildschirminformationen über das Netzwerk übertragen werden. Informationen und Anwendungen lassen sich so schnell, zuverlässig und einfach zur Verfügung stellen.
Eine der wesentlichen Softwareanwendungen ist das Klinikinformationssystem ORBIS„µ der Agfa HealthCare GmbH, das 1998 eingeführt wurde. Kernaufgaben sind die Abbildung und Unterstützung von Arbeitsabläufen ärztlicher und pflegerischer Arbeitsplätze, die Erleichterung und Beschleunigung von Dokumentationsaufgaben, in Verbindung mit Qualitätssicherungsmaßnahmen, sowie die Abrechnung. Die so erzeugte elektronische Patientenakte wird durch das Dokumenten Management System, HydMedia archiviert. Es existieren Schnittstellen zum Personalabrechnungssystem, Dienstplanprogramm, Pathologiesystem, Laborsystem und zu einem Fremdlabor. Mit OrgaCard steht unseren Patienten ein Menübestellsystem zur Auswahl des Speiseangebotes zur Verfügung.

Technik   
Seit der Inbetriebnahme 1981 erfolgt der Betrieb, die Wartung und die Instandhaltung der technischen Anlagen der Betriebs- und Medizintechnik sowie die Installation von notwendigen Neuanlagen vom Technischen Dienst des Klinikums Worms.  
Der Technische Dienst teilt sich auf die Bereiche Werkstatt, Medizintechnik, Bauunterhaltung auf. Innerhalb der Werkstatt  
sind die Berufgruppen: Elektriker, Fahrer, Schlosser,  Lüftung / Gas- u. Wasser, Heizung, Maler, Polsterer  und Hofarbeiter vertreten. Die Leitung der Werkstätten wird von Meistern wahrgenommen, die fachübegreifend die Arbeiten koordinieren und die logistische Versorgung sicherstellen.  
      
Die technischen Komponenten im Klinikum Worms lassen sich in zwei Gruppen einteilen:     
      
1. Anlagen und Geräte der Betriebstechnik.   
2. Anlagen und Geräte der Medizintechnik.   
      
Die betriebstechnischen Anlagen zur Primärenergieerzeugung sind 2007 vollständig getauscht worden. Des weiteren wurde  ein Blockheizkraft zur Stromerzeugung installiert. Ziel der Maßnahmen ist es, den Primärenergieverbrauch des    
Klinikums Worms um bis zu 30 Prozent zu senken.   

Klinikum Worms gGmbH • Gabriel-von-Seidl-Straße 81 • 67550 Worms • Telefon: 06241 / 501-0 • E-Mail: info@klinikum-worms.de